LỖI ĐỊNH DẠNG NGÀY THÁNG KHI MAIL MERGE

     

Để hạn chế lỗi này, chúng ta cũng có thể sửa bảng tính, sửa đổi tài liệu Mail Merge hoặc solo giản chuyển đổi cách nhị file link với nhau. Tuy vậy cách ở đầu cuối ít fan biết tuy thế nó rất có thể là cách giỏi nhất, nước ngoài trừ bài toán không còn vận động trong Word 2016. Hãy tham khảo cách định dạng ngày tháng trong mail merge sau đây nhé!

1. Định dạng tháng ngày trong mail merge bằng áp dụng “Number Switch” vào Word

Cách trước tiên đó đó là chỉnh sửa vào word. Ở đây, các bạn sẽ sử dụng mã định hình số mong muốn cho trường trộn (Merge Field) trong tư liệu Word. Trường trộn về cơ bản sẽ thông báo cho Word biết cột như thế nào trong bảng Excel tất cả chứa tài liệu cần gửi đổi. Để áp dụng định dạng cho một trường trộn, các bạn phải sử dụng Number Switch (trước đây call là Picture switch) trong mã ngôi trường của ngôi trường đó.

Bạn đang xem: Lỗi định dạng ngày tháng khi mail merge

Bạn sẽ xem: Lỗi tháng ngày trong mail merge

Đầu tiên, bạn cần xem mã ngôi trường thực tế bằng cách mở tài liệu Mail Merge và click vào tab Mailings làm việc trên đầu cửa sổ. Đảm bảo tắt Preview Results để chúng ta có thể thấy những trường Mail-Merge. Sau đó, nhấn vào phải vào trường Mail-Merge và lựa chọn tùy lựa chọn Toggle Field Code. Bây giờ các bạn sẽ thấy mã trường thực tiễn Donation mang đến trường đó. Sửa đổi mã trường 1-1 giản bằng phương pháp chèn mã number switch vào thời gian cuối mã ngôi trường như:

Như bạn cũng có thể thấy, mã numeric switch giống với mã định dạng Excel kế bên chúng được theo sau vày ký từ “#” so với số với “” đối với ngày tháng. Numeric switch mang lại trường trộn Mail-Merge


*

Numeric switch cho phép chỉnh trộn Mail-Merge

Thực tế, Word cùng Excel áp dụng cùng một mã định dạng, tuy nhiên không áp dụng cùng một định dạng hàm. Ví dụ, không có hàm MergeField giống như bên dưới:

2. Sửa đổi bảng tính Excel

Để thực hiện điều này, bọn họ sẽ sử dụng hàm TEXT trong Excel. Hàm này còn có chức năng biến đổi số hoặc ngày tháng thành định hình text tương ứng. Tuy nhiên cách thức này tất cả một điểm yếu là bạn nên biết mã định dạng nhất định. Tuy nhiên các mã này tương đồng với mã được thực hiện trong chức năng định dạng Custom Number của Excel nhưng phần đông người sử dụng hiếm khi thấy chúng.


*

Định dạng ngày tháng trong mail merge bởi sửa thay đổi bảng tính

3. Sử dụng links DDE

Hai phương pháp trên tương đối dễ dàng nhưng bạn cần nhớ mã định dạng cùng trong một trong những trường hòa hợp mã giống nhau nhưng cách áp dụng cũng không giống nhau.

Một biện pháp đơn giản dễ dàng hơn là liên kết Word cùng với Excel sử dụng links DDE (Dynamic Data Exchange). Nghe gồm vẻ phức tạp nhưng nếu chúng ta cũng có thể trộn thư thì DDE tất yêu làm khó bạn. Bạn chỉ cần thực hiện hai cách và bước đầu tiên là kích hoạt Word mở file thông qua DEE (bước này chỉ việc thực hiện một lần).


*

Sử dụng link DDE

Như đã nhắc đến ở trên DDE không chuyển động trong Office 2016. Dynamic Data Exchange là 1 trong những kỹ thuật cũ và có vẻ Microsoft vẫn trong quá trình từ vứt nó. Đôi lúc nó chuyển động trong Office 2016 và nhiều khi không. Thủ thuật để nó vận động trong Office năm 2016 là nguồn dữ liệu Excel đề xuất được mở trước khi truy vấn nó trường đoản cú Word. Cùng trong Excel, bảng yêu cầu được bước đầu ở bậc nhất tiên vào bảng tính thứ nhất trong file.

Để cấu hình thiết lập liên kết DDE vào Word 2013, triển khai theo các bước dưới đây:

Bước 1. Click vào tệp tin > Options.Bước 2. Click vào tab Advanced ở phía bên trái và cuộn vào phần General.Bước 3. Tích vào ô Confirm file format conversion on open.

Đây là bước đầu tiên và bạn sẽ không phải triển khai lại nữa. Từ bây giờ, phiên bản sao Word sẽ tiến hành mở sinh hoạt nhiều các loại file khác biệt và mở bằng các con mặt đường khác trong các số ấy có DDE. điểm yếu kém của cách thức này là mỗi lần mở file chưa phải tài liệu Word trong Microsoft Word, chương trình sẽ mang lại bạn biến hóa lựa chọn.

Bước máy hai là bước sau cùng bạn đề xuất làm mỗi lúc chọn nguồn dữ liệu cho Mail Merge (trước cách 3 của giải đáp Mail Merge hoặc sau thời điểm nhấn nút Select Recipients vào ribbon Mailings).

Thực hiện nay theo quá trình dưới đây:

Bước 1. Sau khi chọn file dữ liệu muốn sử dụng, vỏ hộp thoại Confirm Data Source sẽ xuất hiện.


*

Bước 1 – mở vỏ hộp thoại Confirm Data SourceBước 2. Kiểu dáng mặc định là OLE nhưng chúng ta có thể thay biến thành kiểu khác. Trong hộp thoại Confirm Data Source, click vào Show all. Trong list kiểu tệp tin mở rộng, chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls). (Chọn tùy chọn này nếu thực hiện định dạng file Excel bắt đầu hơn *.xlsx). Trường hợp được hỏi, xác nhận bạn chọn Entire Spreadsheet.

Các bạn cũng có thể xem hướng dẫn cụ thể trong đoạn clip dưới đây

Nếu đã chọn bảng tính mang lại tài liệu Word, bạn cần chọn nó một lượt nữa, lần này thông qua liên kết DDE. Từ giờ, format Excel sẽ tiến hành chuyển quý phái tài liệu Word Mail Merge tương đối nguyên vẹn.

Cảnh báo: Đảm bảo tài liệu bạn có nhu cầu hợp nhất đề nghị nằm trong sheet trước tiên của tài liệu Excel. Trên đấy là các bí quyết sửa lỗi format khi áp dụng Mail Merge trong Word. Chúc chúng ta thực hiện tại thành công! Hy vọng sẽ giúp đỡ bạn biết phương pháp định dạng ngày tháng trong mail merge nhanh nhất có thể nhé!


Khi các các công ty ngày càng nhiều khách hàng, việc sử dụng hào kiệt gửi mail 1 loạt trở thành một yêu cầu tất yếu. Mail Merge là một trong công cụ cực kỳ hữu ích để triển khai điều này. Tuy nhiên, so với nhiều người tiêu dùng Microsoft Word cùng Excel, việc Mail Merge liên tục xảy ra lỗi đã hết quá xa lạ. Trong bài viết này, Tino Group vẫn hướng dẫn chúng ta cách sửa những lỗi thường chạm chán trong Mail Merge dễ dàng và đơn giản nhất.

Mail Merge hay Trộn thư là một trong những tính năng mở ra trong rất nhiều các vận dụng xử lý dữ liệu, phổ biến nhất là Word với Excel. Bản lĩnh này chất nhận được người sử dụng gửi một bức thư hoặc tài liệu tương tự cho không ít người nhận. Mail Merge còn được cho phép kết nối một chủng loại biểu mẫu mã với nguồn dữ liệu có chứa tin tức như tên, add của tín đồ nhận và các dữ liệu được cung cấp và xác định trước.


*

Dù là đối với cá nhân hay tổ chức triển khai doanh nghiệp, Mail merge phần lớn đóng một mục đích rất quan trọng trong thừa trình quản lý công việc. Lao lý này để giúp đỡ người dùng tạo nên sự uy tín, bài bản trong đôi mắt đối tác, khách hàng hay chủ yếu cấp bên trên của họ. Quan trọng nhất là bớt tải được một trọng lượng lớn công việc. Ví dụ: khi chúng ta cần nhờ cất hộ lời mời tri ân quý khách với số lượng lớn, gửi thông báo dự họp trong công ty có tương đối nhiều thành viên,..

Bên cạnh đó, Mail Merge cũng rất hữu ích đối với mỗi cá thể người dùng trong trường hợp mong mỏi gửi một bức thư gồm cùng văn bản tới nhiều người khác nhau trong các ngày lễ như: lời chúc tết, lời chúc các thiếu phụ trong ngày 20/10, 8/3,…

Nguồn dữ liệu

Nguồn tài liệu cần phải không thiếu và bảo vệ khả năng tùy trở nên theo từng email.

Các tài liệu tùy trở thành thường gặp gỡ là:

Họ và tên của fan nhậnĐịa chỉ ví dụ của tín đồ nhận vào Mail MergeThông tin về thương hiệu cá nhân, tổ chức triển khai hoặc doanh nghiệp lớn

Các dữ liệu này cần phải sắp xếp và tàng trữ thành một danh sách cố định trong Word hoặc Excel.

Nội dung cơ bản

Đây là phần nội dung cần gửi đi tới người khác tương tự như một bức thư xuất xắc email thông thường kèm qua những vị trí định sẵn cùng các chi tiết thay đổi. Chúng bao gồm:

Họ và tên, địa chỉ cụ thể của bạn gửiHọ cùng tên, showroom cụ thể của bạn nhậnNội dung, tài liệu chính của email hay thư


Cách đầu tiên là các bạn sẽ áp dụng mã định dạng số mong ước vào các Merge Field trong tệp tin Word. Để áp dụng định dạng cho 1 trường, các bạn phải cần có một Numeric Switch (tên cũ là Picture Switch) vào ô code của ngôi trường đó.

Bước 1: các bạn hãy mở tư liệu Mail Merge và chọn tab Mailings ở phía bên trên cửa sổ.


ADVERTISEMENT

Bạn buộc phải tắt nút Preview Results để hoàn toàn có thể thấy những trường Mail Merge.

Xem thêm: 05 Cách Làm Sao Để Có Mắt 2 Mí Tự Nhiên Hiệu Quả Nhất, Phương Pháp Tạo Mắt 2 Mí Đẹp Cho Nam Và Nữ

Bước 2: Bạn nhấn vào phải vào trong 1 ô Mail Merge (ví dụ «Donation») và chọn Toggle Field Code.

Bạn đang thấy code đến trường đó, ví dụ: MERGEFIELD Donation . Thời gian này, các bạn cần chỉnh sửa code bằng cách chèn code numeric switch vào cuối code như sau:

MERGEFIELD Donation # $#,##0.00

Word có cung cấp sẵn nhiều code. 4 ví dụ tiếp sau đây tương ứng cùng với kết quả:

MERGEFIELD Cost # 00.00 01.00 MERGEFIELD Sales # $### $ 15 MERGEFIELD Sales # $#,##0.00 $ 1,500.00 MERGEFIELD Date
"MMMM d" November 26

Bạn có thể thấy, mã Numeric Switch và mã format Excel kiểu như nhau không tính chúng được theo sau bởi vì ký trường đoản cú “#” đối với số cùng
đối với ngày tháng.

Thêm một vài ví dụ không giống về mã trường số cho tài liệu trong cột “Sales” vào bảng tính Excel


Đây cũng là 1 trong cách công dụng giúp các bạn tránh chạm mặt phải lỗi định hình sai số khi dùng Mail Merge.

Trong bảng tính Excel, bạn hãy chèn một cột chứa bí quyết chuyển số hoặc ngày vào Excel sang format text mà bạn có nhu cầu xuất hiện ở tư liệu Mail Merge.

Để làm cho điều này, bạn cần sử dụng hàm TEXT của Excel. Hàm này chất nhận được người cần sử dụng chuyển số hoặc ngày sang format văn phiên bản tương đương thích hợp cách người dùng muốn. Mặc dù nhiên, bạn cũng nên biết các code định dạng đó.

Dưới đây là một số code được dùng thịnh hành nhất.


Bạn hoàn toàn có thể liên kết Word cùng với workbook Excel qua DDE (Dynamic Data Exchange) để sửa lỗi định hình số vào Mail Merge. Để tùy chỉnh Word 2013 với link DDE, trước tiên các bạn hãy tiến hành những việc sau:

Bước 1: Click vào File -> Options.

Bước 2: chọn tab Advanced làm việc phía phía bên trái và cuộn xuống mục General.

Bước 3: Tick vào ô Confirm tệp tin format conversion on open.

Sau khi thực hiện công việc này, bạn dạng sao Word sẽ tiến hành mở ngơi nghỉ nhiều loại file khác nhau và bằng nhiều tuyến phố khác trong các số ấy có DDE.

Kế tiếp bạn nên chọn lựa nguồn tài liệu cho quá trình Mail Merge bằng phương pháp nhấn nút Select Recipients trong ribbon Mailings

Sau khi sẽ chọn tài liệu muốn sử dụng sẽ xuất hiện thêm hộp thoại Confirm Data Source.

Tại đây, bạn hãy tick vào ô Show all.

Trong danh sách các loại file mở rộng, bạn nên chọn lựa MS Excel Worksheets via DDE (*.xls).


Lúc này, định dạng Excel của bạn sẽ được áp dụng chính xác trên những tài liệu Word Mail Merge. Bạn chỉ cần đặt tài liệu muốn hợp nhất phía trong bảng tính trước tiên của workbook Excel.

Trong quy trình soạn Mail Merge tự file tài liệu Excel chúng ta có thể gặp một vài ba lỗi sai ngày tháng ví dụ như thay vì chưng hiển thị dạng dd/mm/yyyy, tài liệu sẽ hiển thành thị dạng mm/dd/yyyy với một vài ba trường vừa lòng khác. Giải pháp xử lý như sau:

Bước 1: bấm chuột phải vào trường tháng ngày trong tệp tin Word và chọn Toggle Field Codes


Bước 3: sau khi đã thay đổi code, bạn click chuột phải vào trường đó và chọn Update Field

Như vậy, chúng ta đã đổi thành công định dạng ngày tháng trong Mail Merge

Biết cách áp dụng Mail Merge để giúp bạn máu kiệm tương đối nhiều thời gian và sức lực khi có tác dụng việc. Nội dung bài viết trên đã giới thiệu cho bạn một số lỗi thường gặp gỡ và cách giải quyết khi thao tác làm việc với Mail Merge. Chúc chúng ta thành công nhé!

lúc thêm hoặc biến hóa Numeric Switch, các bạn phải update trường bởi cách bấm vào phải vào trường kia và lựa chọn Update Field, còn nếu không làm ráng thì kết quả sẽ ko xuất hiện. Đôi khi chúng ta phải lặp lại thao tác làm việc này từ 2 đến 3 lần.

Ưu điểm của giải pháp này là những dữ liệu được đổi từ Excel thành tư liệu Mail Merge sẽ không biến thành biến dạng. Những tùy lựa chọn định dạng bao hàm phông chữ, kích thước hay màu sắc đều không núm đổi.

Trao đổi tài liệu động là một technology lâu đời. Đôi khi pháp luật này không hoạt động trong phiên phiên bản Office 2016. Bạn nên mở nguồn tài liệu Excel trước khi truy cập nó từ tệp tin Word. Nếu đầy đủ kiên nhẫn, bạn cũng có thể thử thực hiện DDE trong Office 2016.

Xem thêm: Các Phim Đoạt Giải Oscar 2017 : Công Bố Nhầm Tên Phim Thắng Giải

thực hiện Mail Merge cho Gmail sẽ giúp bạn gửi thư điện tử được cá nhân hóa cho một hoặc nhiều người. Chúng ta cũng có thể viết một thư điện tử nháp vào Gmail, tiếp đến chỉ định danh sách người nhận e-mail trong Google Sheet và chương trình Mail Merge sẽ tự động gửi các email tùy chỉnh cấu hình đến tất cả các showroom này trong một lần.

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO